Cómo mejorar tus habilidades organizativas al trabajar y al buscar un nuevo trabajo

Las habilidades organizativas son las habilidades fundamentales que te permiten trabajar de manera eficiente, entregar tu mejor trabajo a tiempo y, lo más importante, mantener tu tranquilidad a la hora de enfrentar numerosas actividades laborales. 

Estas habilidades no solo pueden ayudarte a administrar tu trabajo actual, donde sea o como quiera que trabajes, sino que también pueden ayudarte a buscar un nuevo trabajo o conseguir un ascenso. Y afortunadamente, puedes mejorar tus habilidades organizativas y lucirlas en tu búsqueda de trabajo. 

¿Qué son las habilidades organizativas?

Con tantas solicitudes, tareas y expectativas en tu mente, las habilidades organizativas son las que te ayudan a usar tu tiempo, recursos, energía y ancho de banda mental de manera eficiente para lograr tus objetivos y hacer tu trabajo con menos estrés. Las habilidades organizativas pueden ayudarte a organizar tus espacios digitales y físicos, así como a administrar, priorizar y planificar todo lo que necesita hacer. En pocas palabras, las habilidades organizativas optimizan los resultados en el lugar de trabajo. Te permiten ser lo mejor que puedes en tu trabajo. 

Cinco habilidades organizativas esenciales para el lugar de trabajo

Conoce algunas de las habilidades organizativas básicas para el lugar de trabajo y consejos para mejorar las tuyas. 

Organización física

Mantener un espacio de trabajo físico organizado puede mejorar tu mentalidad y productividad al eliminar el estrés y el tiempo perdido buscando las cosas que necesitas. Un espacio organizado también cultiva un ambiente más sereno: ¿preferiría trabajar en un escritorio despejado o en uno cubierto de papeles y archivos? La organización física puede incluir mantener un espacio de trabajo ordenado y limpio, archivar el papeleo en diferentes carpetas etiquetadas para que puedas encontrarlas fácilmente, devolver los elementos a su lugar después de su uso y mantener también organizado cualquier otro recurso físico necesario para el trabajo. 

Para mejorar u optimizar tu organización física, intenta “crear y desarrollar estrategias sensatas y soluciones físicas para facilitar el flujo de trabajo, la limpieza y la eficiencia en un espacio de trabajo”. En otras palabras, instala sistemas organizativos físicos y cúmplelos.

Comienza ordenando. Pregúntate qué elementos realmente necesitas y que ocupa un espacio precioso: espacio literal en el escritorio y espacio mental figurativo. 

Luego, designa un “hogar” para todo, de modo que sepa exactamente dónde encontrarlo, ahorrando tiempo y frustración en el futuro. La regla general al elegir un lugar para un artículo es asegurarse de que todo sea accesible. Si tienes que luchar para volver a poner algo en su lugar, digamos, una caja en lo alto de un estante que no puedes alcanzar, es probable que no vayas a dedicar el tiempo y el esfuerzo a guardarlo en su lugar y todo el sistema organizacional se derrumbara. Cuanto más fácil sea guardar un artículo en su lugar designado, más probabilidades tendrás de mantener tu sistema organizativo. 

También puedes programar de 5 a 10 minutos de tiempo para ordenar en tu calendario al final de cada día, de modo que comience cada día con las cosas en su lugar correcto. 

Organización digital

Dado que muchos de nosotros hacemos nuestro trabajo principalmente en computadoras, organizar nuestra vida digital también es esencial. Cuando no estés dedicando un tiempo valioso a rastrear archivos o correos electrónicos importantes, puedes usar tu tiempo de manera eficiente y aumentar tu productividad. La organización digital puede abarcar tanto el uso individual de tu computadora (por ejemplo, etiquetar y almacenar correctamente archivos y correos electrónicos en diferentes carpetas, organizar las aplicaciones de uso frecuente al frente y al centro de tu escritorio o base, y marcar los enlaces que visita con frecuencia) y los recursos digitales compartidos (para ejemplo, usar herramientas de gestión de proyectos digitales para gestionar las tareas de su equipo y crear documentos maestros con recursos a los que su equipo puede consultar con regularidad). 

Para mejorar tu organización digital, decide qué cosas se guardarán, dónde y cómo. Cuando corresponda, comunique esas nuevas reglas a todos los miembros de tu equipo que tendrán acceso a esos recursos. Por ejemplo, puedes crear una hoja maestra de Google que esté claramente etiquetada en una carpeta compartida donde tu equipo agregará ciertos detalles sobre los clientes. Para tu bandeja de entrada, puedes crear etiquetas o carpetas y usar filtros para ordenar los correos electrónicos, lo que hace que los mensajes sean fáciles de localizar y priorizar según su importancia y urgencia. 

Y, por último, para estar al tanto de tu organización digital, reserve unos minutos al final de cada semana para hacer una copia de seguridad de los archivos importantes y etiquetarlos y organizarlos correctamente. 

Planificación

La planificación requiere pensar tanto a largo como a corto plazo para organizar las tareas y asignaciones de una manera que facilite la productividad y el desempeño. Puedes usar las habilidades de planificación en el trabajo para trazar grandes proyectos, dividirlos en tareas más pequeñas y luego decidir cuándo se debe completar cada tarea y cómo se lograrán, teniendo en cuenta los recursos que se necesitan. Esas habilidades de planificación también serán útiles para la gestión de proyectos cuando haya otros involucrados, a fin de determinar quién será responsable de qué partes del proyecto y cómo se unirán los elementos completados por diferentes personas o equipos. La planificación es esencialmente la creación de una hoja de ruta con direcciones e instrucciones claras para que todos los involucrados logren el resultado deseado de la manera más eficiente posible. 

Para mejorar tus habilidades de planificación, comienza con la ingeniería inversa de lo que esté tratando de planificar. Por ejemplo, si estás planificando un gran proyecto nuevo, ten claro el objetivo final y luego haz una lluvia de ideas sobre todos los pasos posibles que serán necesarios para lograrlo. Las tareas pueden cambiar, pero es útil tenerlas delineadas desde el principio. A partir de ahí, organiza los diferentes pasos en un orden lógico y establece plazos y fechas límite para cada uno. Si hay otras personas involucradas en el proyecto, puedes tomar decisiones sobre quién hará qué y cómo deben realizar cada tarea. Programa registros con tu equipo para que las expectativas a largo y corto plazo estén siempre claras.

Lo más importante es que te apoye en tu intuición. No siempre estará claro cuál es la decisión correcta, pero seguir tu instinto te permitirá comenzar en lugar de perder el tiempo dudando, y siempre puedes ajustar tu planificación a medida que obtengas más información. 

Administración del tiempo

Si bien la planificación se trata de trazar tareas, las habilidades de administración del tiempo tienen más que ver con programar su tiempo día a día, lo que en última instancia afecta la eficacia con la que puedes cumplir con los planes que has creado. 

“Tener una administración adecuada del tiempo te permite priorizar los proyectos que generarán el mayor impacto y también evita la procrastinación porque tienes un conocimiento profundo de tu plan de acción y de cuándo deben completarse las tareas”.

Si tus habilidades de administración del tiempo necesitan una mejora, las dos cosas clave que debes enfocarte es priorizar y calendarizar. Por ejemplo: empieza por escribir una lista de tareas pendientes. A continuación, prioriza las tareas de la lista de tareas pendientes según los plazos y las expectativas. Una vez que sepas qué es lo más importante que debes hacer y cuándo debes hacerlo, crea un horario para el día en el que describa cuándo trabajarás en cada elemento, comenzando desde los de alta prioridad hasta los de baja prioridad, y reservar bloques de tiempo en tu calendario para que sepas exactamente cuándo trabajarás en cada tarea. Debes tener en cuenta lo inesperado dejando un margen de maniobra en tu horario para las solicitudes o demandas que puedan surgir. 

Consejo profesional: usa una aplicación de seguimiento del tiempo o similar. El seguimiento de tu tiempo te permite predecir mejor cuánto tiempo te llevará una tarea cuando programes tus días.

No existe un enfoque único para la gestión del tiempo. El estilo de productividad de cada persona es único y está influenciado por diferentes factores, como la energía y el medio ambiente. Empieza a prestar atención a las horas del día en que trabajas mejor y utiliza esa información para planificar tu tiempo en consecuencia. Esto puede requerir algo de experimentación, pero valdrá la pena. Por ejemplo, supongamos que descubre que tu mente es más aguda a primera hora de la mañana y que tu energía disminuye después del almuerzo. Sabiendo esto, puedes bloquear tus mañanas para trabajar en tus tareas más importantes sin distracciones y reservar las tardes para otras tareas relacionadas con la administración, como reuniones y responder correos electrónicos. 

Comunicación

Si bien la comunicación puede no ser tu primer pensamiento al enumerar tus habilidades organizativas, muchos problemas son el resultado de la falta de comunicación y para trabajar eficazmente con nuestros colegas, queremos poder expresar nuestro punto, hacer preguntas con claridad y comunicar los comentarios de forma eficaz. En otras palabras, las habilidades de comunicación sólidas garantizan que todo se mantenga organizado. Ayudan a otros a comprender y seguir tus planes y sistemas de organización, y te ayudan a descubrir qué se espera de ti para cualquier cosa que estés tratando de organizar en el trabajo. 

Ten en cuenta que la comunicación no se trata solo de la expresión verbal, sino también de la comunicación no verbal, como la postura, el contacto visual y el lenguaje corporal, así como su capacidad de escucha.

De hecho, mejorar tus habilidades de comunicación comienza con el fortalecimiento de tus habilidades de escucha activa. Cuando escuchamos para responder, podemos perdernos de lo que la otra persona está diciendo en realidad, ya que nos estamos enfocando en nosotros mismos, escuchar para comprender nos ayuda a comprender verdaderamente el punto de vista de la otra persona y responder de una manera más eficaz. Intenta resumir el punto que hicieron para asegurarte de que lo entendiste correctamente (es decir, “Lo que estoy escuchando es …”), pedir ejemplos (es decir, “¿Puede compartir un momento específico que ocurrió?”), O pedir aclaraciones abiertas preguntas (es decir, “¿Qué quisiste decir cuando dijiste …?”) antes de ofrecer una respuesta. Cuanta más información puedas recopilar de cada conversación en el lugar de trabajo, mejor podrás organizarte y responder a los problemas con algo que hayas planeado.

Cuando eres tú quien intenta comunicar algo, te recomiendo tomarte el tiempo para pensar en lo que quieres decir primero y ser lo más directo posible. Por ejemplo, Si estamos preocupados por la reacción de otra persona, tal vez evitamos decir lo que realmente queremos decir, pero esto podría conducir a una mala comunicación. Por lo tanto, si estás tratando de delegar tareas de acuerdo con un plan que has elaborado o de proporcionar comentarios que ayuden a mantener ese plan en marcha, “Es mucho más útil para la otra persona que te  comuniques con claridad y asegurarse de decir lo que quiere decir. decir.” 

En general, la comunicación clara y directa te ahorrará a ti y a sus colegas el tiempo de ir y venir tratando de entenderse y, a su vez, ayudarán a optimizar tu flujo de trabajo. 

Cómo mostrar sus habilidades organizativas en una búsqueda de empleo

Dado lo esenciales que son las habilidades organizativas en el lugar de trabajo, es importante destacarlas ante posibles empleadores cuando solicites un empleo.

En tu currículum

Incluir habilidades organizativas, como la capacidad de crear y mantener plazos, delegación, establecimiento de objetivos, toma de decisiones, gestión de equipos, gestión de proyectos, coordinación de eventos, liderazgo de equipos e implementación de estrategias, en tu currículum y perfil de LinkedIn. 

La forma en que exhibes estas habilidades en tu currículum es importante. En lugar de simplemente enumerarlos en la sección de habilidades, incorporalos a tu experiencia laboral y dales contexto usando puntos fuertes. Un punto destacado que demuestra tus habilidades organizativas digitales podría verse así: 

• Cree un sistema de organización digital que incluye documentos maestros y bases de datos de recursos que optimizan el flujo de trabajo del equipo y aumentan la productividad 

Durante la entrevista

La clave es no solo decirle a su entrevistador que tienes grandes habilidades organizativas, sino más bien mostrarlo y demostrarlo compartiendo historias específicas que resalten esas habilidades. Ten preparados ejemplos específicos para cada una de las habilidades que enumeras en tu currículum y prepárate para hablar sobre los resultados que generó cada habilidad.

No esperes a que un empleador te pregunte explícitamente sobre tus habilidades organizativas (probablemente no lo harán). Utiliza cada pregunta como una oportunidad para mostrarlas con ejemplos específicos. Preguntas comunes de entrevistas como “¿Cuáles son algunas de tus fortalezas?” o “¿Qué te hace un buen candidato para este puesto?” Te darán la oportunidad de compartir un poco sobre tus habilidades organizativas y cómo agregas valor. Por ejemplo, si tu mayor fortaleza radica en la planificación y la gestión de proyectos, puede informar a tu entrevistador sobre el momento en que trazaste el cronograma para el lanzamiento de un gran producto, estableciste fechas límite, como delegaste tareas a tu equipo y diseñaste sistemas para optimizar el flujo de trabajo. , todo lo cual resultó en un lanzamiento exitoso. 

En general, no importa qué trabajo tenga o para qué empresa trabajes, dos cosas son seguras: las habilidades organizativas son esenciales en el lugar de trabajo, y los beneficios de trabajar continuamente para mejorarlas siempre valen la pena.