Once consejos para hacer que tus videoconferencias sean más inclusivas y productivas

En cierto modo, las videoconferencias se parecen mucho a las reuniones en persona. Se reúnen, saludan y se ponen manos a la obra. Desafortunadamente, eso también significa que los mismos sesgos que existen en las oficinas físicas pueden trasladarse a las videoconferencias. Durante las reuniones en persona, es más probable que las mujeres y las personas de color sean interrumpidas, por ejemplo, y estar en video no detiene eso. 

Las videoconferencias también pueden exacerbar las desigualdades que existen en los lugares de trabajo físicos e incluso introducir nuevos desafíos. Por ejemplo, no puede leer el lenguaje corporal o las expresiones faciales con tanta facilidad, por lo que es más difícil saber si alguien se siente incómodo o no está de acuerdo contigo. En las reuniones de video grandes, puede ser más difícil señalar que tienes algo que decir sin interrumpir a alguien, lo que podría dificultar que las mujeres, las personas de color, las personas LGBTQ o las personas introvertidas sean escuchadas. Durante la pandemia, las personas están en casa con sus hijos y otros miembros de la familia, lo que puede generar otras distracciones o barreras para participar. Y además de todo eso, estar en videollamadas también es más agotador físicamente, lo que puede hacer que sea aún más difícil sentir que tiene la oportunidad de contribuir. 

La buena noticia es que puedes hacer algo con respecto a estos problemas, ya sea que seas un organizador de reuniones o un participante. Aquí, los expertos comparten consejos sencillos que puede utilizar para hacer que sus reuniones de video sean más inclusivas y acogedoras para todos. 

Envía una agenda de reunión con anticipación

Si estás organizando la reunión, envía un correo electrónico con una agenda lo antes posible. Incluya lo que se cubrirá y lo que se requiere en términos de preparación. Esta información ayudará a los introvertidos y a otras personas que puedan necesitar tiempo para prepararse si van a responder preguntas, aportar ideas o presentarse a sus colegas. 

Ten en cuenta las situaciones de todos al programar reuniones

Muchos padres están tratando de mantener a sus hijos en el camino correcto con el aprendizaje virtual mientras trabajan desde casa. Otros pueden cuidar a miembros de la familia mayores o enfermos. Eso significa que pueden tener ventanas limitadas durante el día cuando pueden estar disponibles para reuniones. Si eres un organizador de reuniones, debes intentar tener en cuenta estas diversas situaciones al elegir la hora de la reunión. Consulta con tus colegas sobre los mejores bloques para las reuniones y evite momentos en los que los padres de su equipo puedan necesitar ser más prácticos con los niños, por ejemplo. 

Mantenerse flexible en el tiempo puede permitirle adaptarse a todos, en lugar de que algunas personas se queden fuera debido a otras responsabilidades que ahora tienen que asumir con el COVID-19.

Normaliza las distracciones con paciencia y compasión

Esta en ti el crear un ambiente acogedor para las personas que cuidan de la familia en casa. A menudo, las personas sienten la necesidad de disculparse cuando un niño, un animal o un padre interrumpe. En esa situación, cualquier participante de la reunión puede responder con: No es necesario disculparse. X tiene prioridad. Otra posible respuesta es: me encanta tener la oportunidad de ver a X. Si la situación parece apremiante, recomienda decir, veo que X necesita tu atención. Me complace esperar o podemos reprogramar para un horario que sea más conveniente.

Has opcional que las personas enciendan sus cámaras

Incluye una nota en la invitación del calendario para las reuniones que diga que encender la cámara es opcional, porque al obligar a las personas a encender la cámara, se obtiene un vistazo de su vida personal que es posible que no estén dispuestos a compartir. Algunas personas pueden vivir en un hogar más abarrotado, o pueden haber tenido una mañana agitada y no tener tiempo para prepararse de la manera que les gustaría. Es posible que un nuevo padre necesite amamantar a su bebé durante la llamada, mientras que los padres de niños mayores pueden necesitar prestar atención a las interrupciones repentinas. Poder apagar la cámara permite que todas estas personas se unan sin sentirse cohibidas por su vida hogareña o ansiosas de ser penalizadas por tener que realizar múltiples tareas.

Incluso si no eres responsable de organizar una reunión, puedes desempeñar un papel en la normalización de la opción de unirse solo con audio. ¡Por lo menos, asegúrate de no llamarle a nadie la atención por mantener la cámara apagada!

Asegúrate de que tu programa de video tenga funciones de accesibilidad

Busca tecnologías de video que puedan ayudar a todos a participar en las reuniones de manera significativa. 

Algunas plataformas de videoconferencia ofrecen subtítulos cerrados automáticos en vivo, que aparecen cuando alguien está hablando, para usuarios sordos o con problemas de audición. También es recomendable usar software que sea accesible para personas ciegas o con baja visión y usar lectores de pantalla que conviertan texto, imágenes y otros elementos en audio o braille. Google Meet, Microsoft Teams, Skype y BlueJeans ofrecen subtítulos en vivo creados por inteligencia artificial (por lo que pueden ser imperfectos según la calidad del audio). Zoom solo ofrece subtítulos en vivo si los escribe usted mismo o utiliza un servicio de terceros. Todos estos programas también son accesibles mediante lectores de pantalla. 

Si tu empresa no utiliza software que ofrezca estas funciones, puede abogar por hacer el cambio preguntándole a tu gerente al respecto durante una llamada individual o comunicándolo con RR.HH. o liderazgo. También puedes sugerir probar una plataforma gratuita para una reunión específica para demostrar el impacto de una mejor accesibilidad.

Has espacio para que todos hablen

Seguro hay algunas personas tímidas en tu reunión, o personas que tienen algún problema de habla, te sugiero decir algo como, Está bien, vamos a hacer una pausa aquí, y me gustaría invitar a cualquiera que aún no haya tenido la oportunidad de hablar para que deje de estar mudo y comparta sus pensamientos.

También puedes utilizar grupos de trabajo para que las personas que tienen problemas para hablar en foros más grandes puedan tener la oportunidad de aportar ideas con unos pocos colegas. Por ejemplo, si la gente tiene una lluvia de ideas para un próximo proyecto, puedes dividirlos en grupos más pequeños durante 10 minutos y luego hacer que un representante de cada grupo informe a todos con sus mejores ideas. 

Es recomendable alentar a las personas a usar una “pizarra” compartida, que les permita dar su opinión o hacer comentarios de forma anónima. Las organizaciones están creando entornos donde las personas sienten que pueden hablar libremente sin temor a consecuencias negativas, pero tales entornos requieren tiempo y trabajo duro para crearlos y nutrirlos. Si los participantes de la reunión temen que puedan ser castigados por compartir sus pensamientos o críticas con honestidad, “el anonimato” proporciona una forma segura de proporcionar comentarios y opiniones.

Interrupciones

Presta atención a quién habla más y quién es interrumpido constantemente. Algunos estudios han encontrado que las mujeres son interrumpidas con más frecuencia que los hombres, y que los hombres específicamente interrumpen  a las mujeres más que a otros hombres.

Cualquier participante de la reunión puede intervenir cuando note interrupciones diciendo algo como, Oye, me gustaría escuchar [al empleado que fue interrumpido] terminar su pensamiento.

Si un hombre a menudo interrumpe a la gente, otros hombres pueden usar su poder y privilegio para apoyar a sus otros colegas enviando un mensaje privado al interruptor diciendo: “Ambos estamos hablando mucho, tal vez ambos deberíamos escuchar más”.

Practique la amplificación

La táctica llamada amplificación fue popularizada por la las ayudantes del presidente de Estados Unidos Barack Obama para asegurarse de que se les escuchara más en reuniones dominadas por hombres. Cuando una mujer decía algo importante, otra mujer la repetía y dejaba en claro de quién era la idea para que un hombre no pudiera reclamarla como propia más tarde. 

Esta técnica funciona fuera de la Casa Blanca y también en reuniones virtuales. Tanto los organizadores de la reunión como los participantes pueden utilizar la amplificación en las videoconferencias para reconocer las contribuciones de los empleados de las comunidades marginada. “Es particularmente importante para las personas que pueden sentir que hay una dinámica de poder y / o que no hablan con frecuencia … obtener la confirmación de que alguien escuchó eso”. 

Puedes decir: Esto es lo que creo que te escuché decir, y es una gran idea. O me encanta la idea de Juanita de incorporar testimonios de usuarios como parte de la nueva campaña. Creo que sería muy eficaz con nuestra audiencia.

Utilice las funciones de mensajería y levantamiento de la mano

Aprovecha todas las diferentes funciones que tiene tu programa de video para que sea más fácil para todos contribuir. Solo asegúrate de que todos sepan cómo usarlos. La función de “levantar la mano”, por ejemplo, puede permitir que alguien señale cuando tiene algo que decir, lo que puede ser útil para las personas a las que no les gusta intervenir. 

La función de chat también es útil para que los gerentes ayuden a las personas que tienen problemas para pensar en el momento, como los introvertidos. En lugar de llamar a alguien sin previo aviso, puedes enviarle un mensaje como “oye, en un par de minutos, me encantaría que compartieras los resultados de tu investigación”. Esto los ayudará a prepararse mejor y también puedes alertarlos si necesitan un poco más de tiempo.

Si sabes que un colega tiene una sugerencia o idea importante, pero parece reacio a hablar, también puedes utilizar la función de chat para animarlo a compartirla.

Grabe la reunión, pero haz que alguien tome notas

Inevitablemente, algunas personas pueden unirse tarde a las reuniones o perderlas debido a interrupciones u otras responsabilidades. En esas situaciones, puedes grabar reuniones a través de una plataforma como Skype o Zoom, y luego enviar la grabación por correo electrónico a cualquiera que no pueda asistir.

Como participante, también puedes ofrecerte a tomar notas, lo que puede ayudar a las personas que podrían tener que alejarse unos minutos durante la reunión o aquellos que tienen que unirse unos minutos tarde y quieren ponerse al día. Publica en el chat para decirles a tus compañeros de trabajo que estás tomando notas para que sepan que pueden enviarte un mensaje para esas notas si es necesario. 

Si estás dirigiendo la reunión y deseas que alguien tome notas, seas reflexivo sobre a quién le pides que lo haga y desconfíe de pedir voluntarios. Las mujeres informan que con mayor frecuencia terminan haciendo “tareas domésticas de oficina” en lugar de recibir proyectos más significativos que les ayudarían a avanzar dentro de la empresa.

Solicita comentarios y entrégalos

Puedes tomar una serie de pasos para que tus reuniones sean más inclusivas, pero no olvides que una de las mejores formas de mejorar las experiencias de todos es obtener tus comentarios sobre lo que funciona y lo que falta. Si eres gerente, inicia una conversación con tu equipo sobre cómo les está yendo y qué creen que podría mejorar la forma en que se llevan a cabo las videoconferencias. Cualquier empleado también puede abogar por reuniones de video más inclusivas, incluso si tu jefe no te lo ha pedido. Escribe algunas sugerencias simples para tu gerente o envía comentarios de forma anónima si es posible.